Property Administrator/ Administrateur Immobilier

Rebecca MacNeil

Headquartered in New Glasgow, NS, Crombie has been recognized as one of Atlantic Canada’s Top Employers year after year. Here are a few more reasons why we all love where we work:

  • Flexible, hybrid work schedules and locations;
  • Funding assistance for professional dues and furthering education;
  • An on-site fitness facility, or subsidized fitness centre memberships;
  • Corporate discount rates;
  • Professional development programs to help you grow and succeed; and
  • A strong, diverse culture that promotes thought leadership and interdepartmental collaboration.

Who we are:

We are one of the country’s leading Canadian REIT’s, and we’re community minded and committed to helping build the future of sustainable real estate. We hire people who are passionate about real estate, growing their communities, and who are committed to our values. Being supported in your professional development, having your contributions and unique talents valued, feeling a sense of challenge and purpose, and being surrounded by a highly engaged team that loves what they do are just a few of the reasons to join our growing team.

 

Position Summary:

We have an exciting opportunity to join Crombie in the role of Property Administrator. Based out of our Montreal Office and reporting to the Senior Property Manager, the Property Administrator will play a key role in supporting the Montreal office. Duties for the Property Administrator include but are not limited to:

  • Processes Operations payment documents, including invoices, for all required information and authorization and tenant recharges.
  • Serves as the primary point of contact for internal stakeholders, as well as suppliers, regarding property level invoice processing and payment inquiries.
  • Acts as the SAP timekeeper for assigned portfolio/region.
  • Works with the AP team to reconcile vendor accounts, as required.
  • Identifies problems and discrepancies from vendor correspondence, internal inquiries or based on system reports.
  • Provides ownership for data entry for various operational systems including monthly accruals into Yardi, ESG data (utility, waste, and project input) into Measurable, updated tenant contact information for EMNS and Yardi, sales data input and other Yardi data input (fixed asset, contractor information, etc.).
  • Assists in the monthly AR collection.
  • Collects, maintains, and verifies tenant insurance for lease compliance.
  • Collects and verifies contractor Insurance, WSIB, and Contractor Compliance forms.
  • Assists with tenant accounts reconciliations, and initiates collection escalation activities to ensure that rents are paid on a timely basis.
  • Assists in preparing, compiling, assembling, and ensuring the accuracy and quality of all monthly, quarterly, and annual report(s) for respective properties in consultation with the various departments as required.
  • Maintains all lists, including, but not limited to portfolio lists, tenant lists, emergency manuals, contact lists, site plans, floor plans, and others as required.
  • Administers service contract preparation, tendering, analysis and documentation.
  • Provides support to Property Managers as point of contact for tenant issues and inquiries including collections.
  • Prepares weekly and monthly portfolio reporting by taking minutes and compiling update notes.
  • Prepares and administers tenant notices, records, updates, and distributes documentation and correspondence for building maintenance/repairs, HVAC, site services, parking records, etc.
  • Provides ownership of data collection (Roof reports, backflows, Stormceptors, grease traps, Fire Safety)
  • Provides superior customer service to all Crombie employees, clients, and suppliers by responding professionally and promptly to all questions, inquires and requests.
  • Completes other duties and special projects as assigned.

 

The successful candidate will have:

Our ideal candidate will be bilingual in English and French, both spoken and written, and will have three to five years of administrative experience in commercial real estate or property administration. A post-secondary diploma in Business Administration is preferred, however all individuals demonstrating proficiency in MS Office Suite and experience in organizing and working with the public will be considered. Professionalism and superior communication skills both verbally and written are a must. The successful candidate must be able to develop and build upon existing relationships both internally and externally.

 

If you are interested in this opportunity, please submit a Cover Letter and Resume.

 

 

Administrateur Immobilier
Lieu : Bureau de Montréal

Basée à New Glasgow, en Nouvelle-Écosse, Crombie est reconnue comme l’un des meilleurs employeurs du Canada atlantique année après année. Voici quelques autres raisons pour lesquelles nous aimons tous l’endroit où nous travaillons :

  • Horaires et lieux de travail flexibles et hybrides;
    • Financement des cotisations professionnelles et l’éducation;
    • Une installation de conditionnement physique sur place ou l’adhésion à un centre de conditionnement physique subventionné;
    • Les forfaits corporatifs;
    • Des programmes de perfectionnement professionnel pour vous aider à croître et à réussir;
    • Une culture forte et diversifiée qui favorise le leadership éclairé et la collaboration interdépartementale.

Qui nous sommes :

Nous sommes l’un des plus importants FPI canadiens, nous avons l’esprit communautaire et nous nous engageons à aider à bâtir l’avenir de l’immobilier durable. Nous embauchons des gens qui se passionnent pour l’immobilier, la croissance de leurs communautés et qui est attachée à nos valeurs. Le fait d’être soutenu dans votre perfectionnement professionnel, de voir vos contributions et vos talents uniques valorisés, de ressentir un sentiment de défi et de raison d’être et d’être entouré d’une équipe très engagée qui aime ce qu’elle fait ne sont que quelques-unes des raisons de se joindre à notre équipe en pleine croissance.

Résumé du poste :

Nous avons une excellente occasion de nous joindre à Crombie dans le rôle d’administrateur immobilier, basé à notre bureau de Montréal et relevant du gestionnaire immobilier senior, l’administrateur immobilier jouera un rôle clé dans le soutien du bureau de Montréal. Les fonctions de l’administrateur des biens comprennent notamment :

  •  Traiter les documents de paiement des Opérations, y compris les factures, pour tous les renseignements et autorisations requis et les recharges des locataires.
  •  Servir de principal point de contact pour les intervenants internes et les fournisseurs en ce qui concerne le traitement des factures et les demandes de paiement au niveau de la propriété.
  • Faire fonction de chronométreur SAP pour le portefeuille ou la région qui lui sont attribués.
  • Collaborer avec l’équipe des comptes fournisseurs pour réconcilier les comptes fournisseurs, au besoin.
  • Cerner les problèmes et les écarts par rapport à la correspondance avec les fournisseurs et aux demandes internes.
  • Assumer la responsabilité de la saisie des données pour divers systèmes opérationnels, y compris les comptes mensuels dans Yardi, les données ESG (services publics, déchets et données sur les projets) dans ‘Measurabl’ et mises à jour des locataires pour EMNS et Yardi, les données sur les ventes et d’autres données Yardi. (immobilisations, renseignements sur l’entrepreneur, etc.).
  •  Aide à la collecte mensuelle des comptes à recevoir.
  •  Recueillir, tenir à jour et vérifier l’assurance des locataires aux fins de conformité du bail
  •  Recueillir et vérifier les formulaires d’assurance des entrepreneurs, de la WSIB, CNESST et de conformité des entrepreneurs.
  •  Aider aux réconciliations des comptes des locataires, entreprendre des mesures de recouvrement pour s’assurer que les loyers sont payés en temps opportun.
  • Aider à préparer, à compiler, à assembler et à assurer l’exactitude et la qualité de tous les rapports mensuels, trimestriels et annuels pour les propriétés respectives, en consultation avec les divers départements, au besoin.
  • Tenir à jour toutes les listes, y compris, mais sans s’y limiter, les listes de portefeuille, les listes de locataires, les manuels d’urgence, les listes de personnes-ressources, les plans d’emplacement, les plans d’étage et autres, au besoin.
  •  Administrer la préparation des contrats de service, les appels d’offres, l’analyse et la documentation.
  •  Offrir du soutien aux gestionnaires immobiliers en tant que point de contact pour les questions et les demandes de renseignements des locataires, y compris les recouvrements.
  •  Préparer des rapports hebdomadaires et mensuels sur le portefeuille en prenant des comptes rendus et en compilant des notes de mise à jour.
  •  Préparer et administrer les avis aux locataires, les dossiers, les mises à jour et distribuer la documentation et la correspondance pour l’entretien et les réparations de l’immeuble, le CVCA, les services sur place, les dossiers de stationnement, etc.
  • Assumer la responsabilité de la collecte des données (rapports sur les toits, rapports valves anti-refoulements, Stormceptors, bacs à graisse, sécurité incendie, etc.).
  •  Fournir un service à la clientèle supérieur à tous les employés, clients et fournisseurs de Crombie en répondant de manière professionnelle et rapide à toutes les questions, requêtes et demandes.
  •  Accomplir les autres tâches et les projets spéciaux qui lui sont assignés.Le candidat retenu aura :

 

Notre candidat idéal sera bilingue en français et en anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit. Posséder de trois à cinq ans d’expérience en administration, en immobilier commercial ou en administration immobilière. Un diplôme d’études postsecondaires en administration des affaires est préférable, mais toutes les personnes qui démontrent une maîtrise de la suite MS Office et une expérience de l’organisation et du travail avec le public seront prises en considération. Le professionnalisme et des compétences supérieures de communication verbale et écrite sont un impératif. Le candidat retenu doit être en mesure de développer et d’établir les relations existantes tant à l’interne qu’à l’externe.

 

Si cette possibilité vous intéresse, veuillez soumettre une lettre de présentation et un curriculum vitæ.