Property Administrator/Administrateur Immobilier

Charlee Gerrior

Date Posted: December 18, 2023

Application Deadline: February 18, 2024

Employment Type: Permanent

Job Type: Remote

Headquartered in New Glasgow, NS, Crombie is an integrity-driven, caring, and purpose-built organization. It’s why we’ve been voted one of Atlantic Canada’s Top Employers year after year. Here are a few more reasons why we all love where we work:

  • Flexible, hybrid work schedules and locations;
  • Funding assistance for professional dues and furthering education;
  • An on-site fitness facility, or subsidized fitness centre memberships;
  • Corporate discount rates;
  • Professional development programs to help you grow and succeed; and
  • A strong, diverse culture that promotes thought leadership and interdepartmental collaboration.

There’s no such thing as a perfect candidate. You don’t need 100% of the listed qualifications to add incredible value to our team. If you feel energized thinking about what you could accomplish here, we would love to hear from you.

Our commitment to Diversity, Equity & Inclusion

Crombie values diversity, and is committed to creating and maintaining a diverse, equitable, inclusive, and collaborative culture that is free of barriers, increases equity, and drives stronger business results. We encourage and invite candidates to self-identify on your resume if you are a member from one of the following groups: Members of visible minorities, persons with disabilities, Indigenous Peoples, women, and members of the LGBTQ2S+ community. If you require accommodation during any stage of our recruitment process, please let us know how we can assist you by contacting us at talent@crombie.ca.

Who we are

We build communities, and we build teams. 

As one of Canada’s leading REITs, we work in real estate, and we create real connections between people while we work towards our long-term vision of sustainable growth.

You’ll join a community of values-driven, caring colleagues. We collaborate, solve problems, and cheer each other on. Our culture is rooted in our values: outperform expectations, embody integrity, care passionately, deliver excellence together, and empower one another.

We care for our employees, we support flexible work, compensate with great benefits, and work with you to help meet your career goals. Learn more about us at crombie.ca.

Position Summary

Based remotely with subject to change due to business requirements, the Property Administrator is responsible for the development and implementation of effective procedures for the continuous improvement of administrative property operations within the scope of Ottawa, Gatineau and Montreal. Additional duties of the Property Administrator include but are not limited to:

  • Providing administrative support, including the preparation of general correspondence, and maintaining files.
  • Serving as the primary point of contact for internal stakeholders, as well as suppliers, regarding property level invoice processing and payment inquiries.
  • Processes operations payment documents, including invoices for all required information, authorization, and tenant recharges.
  • Assisting with tenant accounts reconciliations, initiating collection escalation activities to ensure that rents are paid on a timely basis.
  • Acting as the SAP timekeeper for assigned portfolio/region.
  • Providing ownership for data entry for various operational systems including monthly accruals into Yardi, ESG data (utility, waste, and project input) into Measurable, updated tenant contact information for EMNS and Yardi, sales data input, and other Yardi data input (fixed asset, contractor information, etc.).
  • Collecting and verifying contractor Insurance, WCB, and Contractor Compliance forms.
  • Assisting in preparing, compiling, assembling, and ensuring the accuracy and quality of monthly, quarterly, and annual report(s) for respective properties in consultation with the various departments as required.
  • Providing support to Property Managers as point of contact for tenant issues and inquiries including collections.
  • Preparing and administering tenant notices, records, updates, and distributes documentation and correspondence for building maintenance/repairs, HVAC, site services, parking records, etc.
  • Preparing annual service contracts.
  • Providing superior customer service to all Crombie employees, clients, and suppliers by responding professionally and promptly to all questions, inquires and requests.
  • Other duties and special projects as assigned.

The profile we are looking for

Our ideal candidate will have three to five years of administrative experience. Commercial or property administration experience as well as experience using Yardi are considered strong assets. A post-secondary diploma in Business or Office Administration is preferred, however all individuals demonstrating proficiency in MS Office Suite and experience in organizing and working with the public will be considered. Bilingual in English and French, both spoken and written with professionalism and superior communication skills are a must. The successful candidate must be able to develop and build upon existing relationships both internally and externally.

If you are interested in this opportunity, please submit a cover letter and resume

To:                        talent@crombie.ca
Subject:                Property Administrator, Ottawa/Gatineau/Montreal

Crombie thanks all applicants for their interest. Only those selected for an interview will be contacted.

 

Basée à New Glasgow, en Nouvelle-Écosse, Crombie est reconnue comme l’un des meilleurs employeurs du Canada atlantique année après année. Voici quelques autres raisons pour lesquelles nous aimons tous l’endroit où nous travaillons:

  • Horaires et lieux de travail flexibles et hybrides ;
  • Aide financière pour les formations professionnelles et l’éducation;
  • Un centre de remise en forme sur place ou un abonnement subventionné au centre de remise en forme ;
  • Les forfaits corporatifs.
  • Des programmes de développement professionnel pour vous aider à grandir et à réussir ; et
  • Une culture forte et diversifiée qui favorise le leadership éclairé et la collaboration interministérielle.

Il n’existe pas de candidat parfait. Vous n’avez pas besoin de 100 % des qualifications répertoriées pour ajouter une valeur incroyable à notre équipe. Si vous vous sentez énergique en pensant à ce que vous pourriez accomplir ici, nous serions ravis de vous entendre.

Notre engagement envers la diversité, l’équité et l’inclusion

Crombie valorise la diversité et s’engage à créer et à maintenir une culture diversifiée, équitable, inclusive et collaborative, sans barrières, qui augmente l’équité et génère de meilleurs résultats commerciaux. Nous encourageons et invitons les candidats à s’identifier sur leur CV si vous êtes membre de l’un des groupes suivants : membres des minorités visibles, personnes handicapées, peuples autochtones, femmes et membres de la communauté LGBTQ2S+. Si vous avez besoin d’accommodements à n’importe quelle étape de notre processus de recrutement, veuillez nous faire savoir comment nous pouvons vous aider en nous contactant à talent@crombie.ca.

Qui nous sommes

Nous construisons des communautés et nous construisons des équipes.

Nous sommes l’un des plus importants FPI canadiens, nous avons l’esprit communautaire et nous nous engageons à aider à bâtir l’avenir de l’immobilier durable. Nous embauchons des gens qui se passionnent pour l’immobilier, la croissance de leurs communautés et qui est attachée à nos valeurs. Le fait d’être soutenu dans votre perfectionnement professionnel, de voir vos contributions et vos talents uniques valorisés, de ressentir un sentiment de défi et de raison d’être et d’être entouré d’une équipe très engagée qui aime ce qu’elle fait ne sont que quelques-unes des raisons de se joindre à notre équipe en pleine croissance.

 Résumé de la position

Basé à distance et sujet à changement en raison des exigences d’affaires, l’administrateur immobilier est responsable de l’élaboration et de la mise en œuvre de procédures efficaces pour l’amélioration continue des opérations administratives immobilières dans le périmètre d’Ottawa, Gatineau et Montréal. Les tâches supplémentaires de l’administrateur immobilier comprennent, sans s’y limiter:

  • Fournir un soutien administratif, y compris la préparation de la correspondance générale et la tenue des dossiers.
  • Servir de point de contact principal pour les parties prenantes internes, ainsi que pour les fournisseurs, concernant le traitement des factures au niveau de la propriété et les demandes de paiement.
  • Traite les documents de paiement des opérations, y compris les factures, pour toutes les renseignements et autorisations requises et les recharges des locataires.
  • Aider aux rapprochements des comptes des locataires, lancer des activités de recouvrement pour garantir que les loyers sont payés à temps.
  • Faire fonction de chronométreur SAP pour le portefeuille ou la région qui lui sont attribués.
  • Assumer la responsabilité de la saisie des données pour divers systèmes opérationnels, y compris les comptes mensuels dans Yardi, les données ESG (services publics, déchets et données sur les projets) dans ‘Measurabl’ et mises à jour des locataires pour EMNS et Yardi, les données sur les ventes et d’autres données Yardi. (Immobilisations, renseignements sur l’entrepreneur, etc.).
  • Recueillir et vérifier les formulaires d’assurance des entrepreneurs, de la WSIB, CNESST et de conformité des entrepreneurs.
  • Aider à préparer, compiler, assembler et assurer l’exactitude et la qualité des rapports mensuels, trimestriels et annuels pour les propriétés respectives en consultation avec les différents départements, selon les besoins.
  • Fournir un soutien aux gestionnaires immobiliers en tant que point de contact pour les problèmes et les demandes des locataires, y compris les recouvrements.
  • Préparer et administrer les avis aux locataires, les dossiers, les mises à jour et distribuer la documentation et la correspondance pour l’entretien et réparations du bâtiment, le CVCA, les services sur place, les dossiers de stationnement, etc.
  • Préparer les contrats de service annuels.
  • Fournir un service à la clientèle supérieur à tous les employés, clients et fournisseurs de Crombie en répondant professionnellement et rapidement à toutes les questions, demandes de renseignements et demandes.
  • Autres tâches et projets spéciaux assignés.

Le candidat retenu aura 

Notre candidat idéal sera bilingue en français et en anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit. Posséder de trois à cinq ans d’expérience en administration, en immobilier commercial ou en administration immobilière. Un diplôme d’études postsecondaires en administration des affaires est préférable, mais toutes les personnes qui démontrent une maîtrise de la suite MS Office et une expérience de l’organisation et du travail avec le public seront prises en considération. Le professionnalisme et des compétences supérieures de communication verbale et écrite sont un impératif. Le candidat retenu doit être en mesure de développer et d’établir les relations existantes tant à l’interne qu’à l’externe.

Si cette opportunité vous intéresse, veuillez soumettre une lettre de présentation et un curriculum vitae

Objet : Administrateur immobilier, Ottawa/Gatineau/Montréal

À: talent@crombie.ca

Crombie remercie tous les candidats pour leur intérêt. Seules les personnes sélectionnées pour une entrevue seront contactées.